Die Übernahme der Robo-Krieger: Automatisierung und Effizienz

von Patrick Müller

27. April 2025

0 Shares

Als ich vor Jahren meine ersten Projekte in der IT-Beratung übernahm, bedeutete „Automatisierung“ noch vor allem simple Excel-Makros und einfache Skripte. Heute hingegen begeistert mich immer wieder, wie leistungsfähig und intelligent Automatisierungslösungen geworden sind. Sie sind nicht mehr nur ein Hilfsmittel, sondern echte „digitale Kolleg:innen“, die Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen können. Genau wie in der Star Wars-Saga, in der Klonkrieger für eine effizientere Verteidigung der Republik sorgten, können moderne Automatisierungstechnologien helfen, Organisationen agiler und resilienter zu machen.

Inhaltsverzeichnis

Episode II – Angriff der Klonkriege
Automatisierung als Schlüssel zu Effizienz
Wichtige Technologien der Automatisierung
Erfolgreiche Automatisierungen in der Praxis
Tipps zur Weiterbildung: Werde zum Automatisierungs-Jedi
Ihr nächster Schritt mit Mr. 01 Analytics

Episode II – Angriff der Klonkriege

Armee die Galaxis aufmischt. Tausende identische Klonkrieger kämpfen Seite an Seite, perfekt koordiniert und effizient unter Führung der Jedi. Diese Science-Fiction-Metapher lässt sich überraschend gut auf die heutige IT-Welt übertragen: Unternehmen können mit Hilfe von Automatisierung eine digitale „Armee“ von Helfern erschaffen, Software-Roboter, Skripte und KI-Assistenten, die wie Klonkrieger Aufgaben in hoher Zahl und Geschwindigkeit ausführen. Das Ergebnis? Enorme Effizienzgewinne und Freiräume für die menschlichen Mitarbeiter, sich auf strategische und kreative Aufgaben zu konzentrieren.

Im ersten Teil dieser Blogserie (Episode I: Der Anfang – Die Macht der IT-Grundlagen) ging es um die Bedeutung der Grundlagen, sozusagen die Ausbildung zum Jedi, bevor man sich in die Schlacht stürzt. Nun, in Episode II, rücken wir die Automatisierung ins Zentrum. Wir betrachten, wie Automatisierung in Unternehmen ganz real eingesetzt wird, welche Technologien dahinterstecken und welchen Nutzen sie stiftet. Ganz im Sinne von “Möge die Macht mit dir sein” heißt es hier: „Möge die Effizienz mit dir sein!“

Automatisierung als Schlüssel zu Effizienz

Moderne Unternehmen stehen unter dem Druck, schneller, kostengünstiger und fehlerfreier zu arbeiten. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Ähnlich wie die Klonkrieger im Film repetitive Aufgaben übernehmen und so die Jedi entlasten, können digitale Automatisierungen den Menschen monotonen Aufwand abnehmen. Routineprozesse laufen durch Software automatisiert im Hintergrund ab, und das rund um die Uhr, in gleichbleibender Qualität und oft deutlich schneller als manuell.

Der Gewinn an Effizienz ist in vielen Bereichen spürbar: Prozesse, die früher Stunden oder Tage dauerten, werden in Minuten oder Sekunden erledigt. Fehlerquoten sinken, weil automatisierte Abläufe sich strikt an definierte Regeln halten. Mitarbeiter können ihre Zeit vermehrt für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen, z.B. für die Lösung komplexer Probleme, die Betreuung von Kunden oder die Innovation neuer Produkte. Statt Daten manuell von A nach B zu kopieren (eine Aufgabe, die einem Droiden würdig wäre), können Fachkräfte ihre Energie dort einsetzen, wo menschliche Kreativität und Entscheidungskraft gefragt sind.

Darüber hinaus macht Automatisierung Unternehmen skalierbarer. Wenn die Auftragslage wächst oder Spitzenzeiten anstehen, lässt sich eine digitale Belegschaft von Software-Bots quasi unbegrenzt aufstocken, und zwar so, als würden weitere Klonkrieger aus der Kamino-Fabrik bestellt werden. Ein realer Nebeneffekt: Automatisierung sorgt auch für bessere Nachverfolgbarkeit und Konsistenz. Jeder Schritt ist protokolliert, und Prozesse laufen einheitlich ab, was in regulierten Branchen ein Segen für die Compliance ist.

Wichtige Technologien der Automatisierung

Automatisierung ist kein einzelnes Werkzeug, sondern ein ganzes Arsenal an Technologien und im Vergleich so vielfältig wie die Ausrüstung eines Jedi-Tempels. Am Markt gibt es eine Vielzahl an allgemeinen und spezialisierten Tools. Im Folgenden möchte ich deswegen einen allgemeinen Überblick über zentrale Ansätze und Tools geben, mit denen Unternehmen ihre Prozesse automatisieren.

Robotic Process Automation – Die digitalen Klonkrieger

Robotic Process Automation (RPA) meint den Einsatz von Software-Robotern, die menschliche Benutzeraktionen nachahmen. RPA-Bots klicken, tippen und navigieren durch Anwendungen, als wären sie virtuelle Mitarbeiter. Damit eignen sie sich perfekt für repetitive, regelbasierte Aufgaben: z.B. Dateneingaben, Abgleich von Tabellen oder Übernahme von Informationen aus E-Mails in ERP-Systeme. Bekannte RPA-Tools sind etwa UiPath, Blue Prism oder Automation Anywhere, die es Unternehmen ermöglichen, ohne große Programmierung eigene Bots zu konfigurieren.

Ist eine Automatisierung erstellt, so kann diese nicht nur wiederholt, sondern auch parallelisiert werden. Dies lässt sich dann wie eine persönliche Klonarmee im Büro vorstellen, die 24/7 die Vorgänge im Akkord bearbeitet. Ebenso werden manuelle Fehler, die bei repetitiven Tätigkeiten passieren, reduziert. Letzteres jedoch nur, wenn die Automatisierungen korrekt und nachhaltig implementiert sind.

Aus diesem Grund ist es wichtig den Unterschied zwischen sogenannten „Klick-Bots“ und „programmierte Bots“ zu kennen, die sich in der Programmierung und vor allem in ihrer Arbeitsweise unterscheiden.

Klick-Bots sind typische RPA-Bots: Sie imitieren Benutzeraktionen wie Mausbewegungen, Klicks und Tastatureingaben direkt auf dem Bildschirm und können so auch ohne spezielle Schnittstellen (APIs) mit Anwendungen interagieren.
Programmierte Bots dagegen arbeiten direkt über Programmcode, etwa mittels Skripten oder API-Anbindungen, und erledigen Aufgaben im Hintergrund. Dadurch sind sie oft stabiler und flexibler, denn sie nutzen offizielle Schnittstellen und sind weniger anfällig für Änderungen in der Oberfläche. Allerdings erfordert die Entwicklung solcher Bots mehr technisches Know-how.

Mein persönliches Fazit: Beide Ansätze haben ihre Daseinsberechtigung und können häufig zu wiederholende Aufgaben effektiv automatisieren. Welche Variante besser passt, hängt von den jeweiligen Anforderungen und Ressourcen ab. Zwei einfache Beispiele:

Wenn einmalig eine Stammdatenliste mit 1 Mio. Einträge durchgegangen werden muss, um eine bestimme Prüfung und Änderung vorzunehmen, dann ist ein Klick-Bot eine hilfreiche Option. Sie sind schnell und einfach erstellt und die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Oberfläche, Parameter oder sonstige Rahmenbedingungen in der sehr kurzen Nutzungsdauer verändern, ist bei Null.
Wenn der Prozess für Service-Anfragen langfristig überarbeitet wird und eine Automatisierung eingebaut werden soll, welche das entsprechende E-Mail Postfach rund um die Uhr überwacht, und beim Eingang einer Anfrage weitere Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammenträgt, dann sind aufgrund der Langlebigkeit und der Systemverbindungen programmierte Bots zu empfehlen.

Business Process Management und Workflow-Automatisierung

Wo RPA auf der Ebene einzelner Klicks ansetzt, betrachtet das Business Process Management (BPM) bzw. die Workflow-Automatisierung den größeren Prozessfluss. Hier geht es darum, ganze Abläufe in Unternehmen digital abzubilden und zu steuern – von der Urlaubsantrags-Bearbeitung bis zur Bestellfreigabe. Moderne BPM-Suiten (z.B. WebMethods, Camunda, Pega oder Appian) erlauben es, Prozesse zu modellieren, mit automatischen Regeln zu versehen und die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Software zu koordinieren. Ein definiertes Workflow-System sorgt dafür, dass der „Ball“ automatisch von Schritt zu Schritt weitergereicht wird: Formulare werden automatisch weitergeleitet, Genehmigungen digital eingeholt, und wenn irgendwo ein Engpass entsteht, ist dieser sofort sichtbar. So eine End-to-End-Automatisierung eines gesamten Prozesses steigert die Effizienz immens, da Medienbrüche und manuelle Übergaben entfallen.

Process Mining – Transparenz als Voraussetzung

Bevor jedoch Prozesse automatisiert werden, müssen diese vollständig verstanden werden. Und zwar nicht der definierte SOLL-Prozess, sondern die gelebten IST-Varianten. Genau hier kommt Process Mining ins Spiel, eine Technologie, die wie ein Jedi-Meister den „Fluss der Macht“ innerhalb von Prozessen sichtbar macht. Tools wie Celonis (Marktführer aus Deutschland), aber auch Lösungen wie Fluxicon Disco, SAP Signavio oder Microsoft Process Advisor, analysieren digitale Spurdaten (etwa Logfiles aus IT-Systemen). Daraus rekonstruieren sie, wer was wann in welchem Prozessschritt getan hat. Das Ergebnis ist ein objektives, visuelles Abbild der Ist-Prozesse einschließlich aller Schleifen, Wartezeiten und Engpässe.

So lassen sich z.B. auch ineffiziente Pfade oder Engstellen erkennen, die perfekten Ansatzpunkte für Automatisierung. Deswegen wird Process Mining auch oft in Kombination mit RPA eingesetzt: Es identifiziert die besten Automatisierungskandidaten und misst anschließend den Erfolg. Beispielsweise entdeckte die Deutsche Telekom durch Process Mining Optimierungspotenziale im Einkauf und konnte über 66 Mio. € einsparen, indem doppelte Zahlungen vermieden und Skonto-Chancen besser genutzt wurden. Solche Ergebnisse zeigen, dass Transparenz der erste Schritt zur Effizienz ist.

Leseempfehlung: 12+ case studies that drive home the power of process mining

Low-Code- und No-Code-Plattformen – Macht für die Fachabteilung

Nicht jede Automatisierung erfordert fortgeschrittene Programmierkenntnisse. Low-Code- und No-Code-Plattformen geben auch weniger technischen Anwender:innenn die Möglichkeit, automatisierte Lösungen zu bauen. Mit Baukasten-Prinzip und grafischen Oberflächen können Fachexpert:innen (die sogenannten „Citizen Developer“) zum Beispiel eine App oder einen Workflow erstellen, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Microsoft Power Automate, OutSystems oder Mendix sind Beispiele solcher Plattformen.

Damit können beispielsweise Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung den Urlaubsantragsprozess digitalisieren: Ein Formular löst automatisch eine Genehmigung aus, bei Freigabe werden alle relevanten Systeme aktualisiert und die relevanten Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt. Das alles ohne manuelles Hin und Her.

Low-Code-Tools beschleunigen die Umsetzung von Automatisierung enorm und verbreitern den Kreis derjenigen, die digitale Lösungen entwickeln können. Das ist, als könnten nun nicht nur Jedi-Meister, sondern jeder fähige Padawan seine eigenen Automations-Jedi-Tricks anwenden.

Künstliche Intelligenz und intelligente Automatisierung

Die Königsdisziplin ist die Verbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) mit Automation, oft als Intelligent Automation oder Hyperautomation bezeichnet. Hier werden die Grenzen des Regelbasierten überwunden: KI kann Muster erkennen, natürliche Sprache verstehen oder Vorhersagen treffen.

In der Praxis heißt das zum Beispiel: Ein KI-Modul liest automatisiert Rechnungen oder Verträge aus (Stichwort: OCR und Document Understanding mit Tools wie ABBYY oder dem UiPath Document Understanding), extrahiert die relevanten Informationen und ein RPA-Bot bucht diese direkt ins System. Oder ein Chatbot (etwa IBM Watson Assistant oder Rasa) beantwortet Kundenanfragen automatisiert im Chat, und nur komplexe Fälle gehen noch an menschliche Mitarbeiter:innen weiter.

Solche intelligenten Helfer agieren wie besonders schlaue Klonkrieger, denn sie lernen aus Daten, treffen einfache Entscheidungen und erweitern den Automatisierungsradius auch auf unstrukturierte Aufgaben bzw. Daten. Unternehmen, die z.B. ein Callcenter mit KI-gestützten Bots ausstatten, können oft einen Großteil der Standardfragen rund um die Uhr beantworten lassen, während menschliche Agenten sich um kniffligere Anliegen kümmern.

Erfolgreiche Automatisierungen in der Praxis

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Werfen wir einen Blick auf einige Fallstudien, die zeigen, wie die Macht der Automatisierung Unternehmen zu echten Erfolgen verholfen hat:

Bahnbrechende Effizienz bei der Dänischen Bahn: Der staatliche Bahnverkehr Dänemarks hat mit RPA seine Serviceprozesse drastisch beschleunigt. Ein Beispiel ist die Verlängerung der Jugend-Bahnkarte: Früher warteten Kunden bis zu zwei Wochen auf ihre neue Karte. Heute erledigt ein Software-Roboter den Vorgang in nur 4 Tagen, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden mussten. Im Kundenservice bearbeitet DSB nun zehntausende Anfragen automatisiert. Allein 2019 haben Software-Bots über 180.000 Fälle übernommen; insgesamt wurden dadurch rund 12 Personenjahre an Arbeitszeit eingespart, die nun für wertschöpfendere Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Das ist Effizienzsteigerung auf galaktischem Niveau und die Kundenzufriedenheit stieg ebenfalls, weil Anfragen schneller gelöst werden. Leseempfehlung: DSB on Track to RPA Success with UiPath Center
Automatisierung des Order-to-Cash bei einem Fortune-500-Unternehmen: Ein weltweit führender Datenspeicher-Anbieter sah sich mit stark schwankendem Auftragsvolumen konfrontiert. Besonders zum Quartalsende stapelten sich Bestellungen und überforderten die manuelle Bearbeitung. Die Lösung war eine intelligente Dokumentenverarbeitung kombiniert mit RPA. Mithilfe von KI-basierter Dokumentenverarbeitung mit Automation Anywhere’s Document Automation strukturierte das Unternehmen unübersichtliche Bestelldaten und automatisierte etwa 20 % seines Order-to-Cash-Prozesses innerhalb von nur fünf Wochen. Dabei wurde eine Straight-Through-Processing-Rate von 75 % erreicht, d.h. drei Viertel aller Aufträge liefen komplett ohne menschlichen Eingriff durch. Acht Vollzeitmitarbeiter konnten auf höherwertige Aufgaben umgeschichtet werden, und innerhalb von drei Monaten wurden 350.000 USD eingespart. Außerdem ist das System nun flexibel: Bei Auftragsspitzen werden einfach mehr „Bot-Klonkrieger“ hochgefahren, um alles pünktlich zu erledigen. Dieses Beispiel zeigt, wie Automatisierung nicht nur Kosten senkt, sondern auch extreme Lastschwankungen abfangen kann. Leseempfehlung: Kognitive Automatisierung - Fortune-500-Unternehmen bringt Struktur in unstrukturierte Daten
Intelligente Assistenz im Kundenservice: Automatisierungserfolg findet sich auch im Bankensektor. Die Bank of America setzte mit dem Chatbot Erica einen virtuellen KI-Assistenten ein, der Kunden bei Überweisungen, Kontostandabfragen oder Finanzfragen hilft. Binnen weniger Jahre nutzten Millionen von Kunden diesen Service, der über 100 Millionen Interaktionen erfolgreich durchführte (laut internen Berichten). Die Bank sparte dadurch nicht nur Supportkosten, sondern gewann auch an Servicequalität, denn die Kunden erhalten nun rund um die Uhr schnelle Antworten, ähnlich wie wenn man R2-D2 jederzeit um Rat fragen könnte. Dieser Erfolg hat viele Finanzdienstleister inspiriert, in „Conversational AI“ zu investieren, um ihre „Macht“ im Kundenservice zu vergrößern. Leseempfehlung: AI Adoption by BofA’s Global Workforce Improves Productivity, Client Service

Anders als Star Wars sind diese Beispiele keine Science-Fiction, sondern Realität. Sie zeigen, dass Automatisierung in verschiedensten Branchen, von Transport über High-Tech bis Finanzwesen, zu erheblichen Verbesserungen führt. Wichtig ist dabei stets, die richtigen Prozesse auszuwählen (hier zahlt sich das IST-Prozessverständnis mittels Process Mining!) und die passenden Technologien einzusetzen. Dann entfaltet sich das volle Potenzial, und die Belegschaft aus Menschen und Software kann harmonisch zusammenarbeiten.

Tipps zur Weiterbildung: Werde zum Automatisierungs-Jedi

Automatisierung bietet enorme Chancen und wer diese Technologien beherrscht, wird zum gefragten Spezialisten. Zum Glück gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, sich das nötige Wissen anzueignen, oft sogar kostenlos:

Hersteller-Akademien nutzen: Viele führende Anbieter stellen umfangreiche Trainings online bereit. Etwa bietet UiPath mit der UiPath Academy die weltweit erste kostenlose RPA-Lernplattform an, auf der Anwender:innen von Grundlagen bis zu Spezialthemen Kursmodule und Übungen finden. Ähnlich gibt es die Automation Anywhere University, Blue Prism University oder die Celonis Academy für Process Mining. Diese Portale sind ideal, um praktische Skills in den jeweiligen Tools zu entwickeln.
Online-Kurse und MOOCs: Auf Lernplattformen wie Coursera, Udemy oder LinkedIn Learning findet sich eine Fülle an Kursen rund um Automatisierung. Von Einführungen in RPA bis hin zu Spezialisierungen. z.B. bietet Coursera eine mehrteilige Robotic Process Automation Spezialisierung in Zusammenarbeit mit UiPath an. Solche Kurse ermöglichen es, in eigenem Tempo die Grundlagen zu erlernen und mit Praxisprojekten zu üben. Auch Universitäten bieten vermehrt offene Onlinekurse an, etwa im Bereich Process Mining oder KI.
Desweiteren gibt es auch verschiedene fachspezifische Weiterbildungsprogramme (häufig nicht kostenlos), die auf konkrete Anwendungsfälle bestimmter Berufsgruppen eingehen. Beispielsweise bietet die Frankfurt School of Finance & Management im Studiengang Audit Data Scientist jeweils ein Vertiefungsmodul zu Business Process Mining und Künstlicher Intelligenz an und geht hierbei auf die Bedürfnisse von Mitarbeiter:innen der Abteilungen Compliance, Revision, Audit, Risk Management ein.
Zertifizierungen anstreben: Zertifikate sind ein offizieller Nachweis erworbener Automatisierungs-Fähigkeiten (sozusagen der persönlichen „Macht“). Führende Hersteller haben Zertifizierungsprogramme (häufig nicht kostenlos), die international anerkannt sind. Beispielsweise gibt es die „Microsoft Certified Power Platform Fundamentals“ Prüfung, welche Grundkenntnisse in Power Automate, Power Apps und Power BI attestiert. UiPath bietet ein mehrstufiges UiPath Certified Professional Programm an, u.a. mit dem Abschluss „Advanced RPA Developer (UiARD)“. Auch Automation Anywhere und Blue Prism haben gestufte Zertifizierungen für Entwickler:innen. Ein solches Zertifikat signalisiert nicht nur, dass hier Automatisierungs-Know-how auf professionellem Niveau vorliegt, sondern sorgt auch für Qualität in den Unternehmen und Stabilität der Automatisierungen.
Community & Praxis: Neben formalen Kursen lernen Neulinge viel in der Praxis. Deswegen bieten viele Tool-Hersteller kostenlose Test- oder Community-Editionen zum Ausprobieren an. Es lohnt sich, an einem kleinen Automatisierungsprojekt im eigenen Arbeitsumfeld oder als Übung zu tüfteln: Learning by Doing! Zudem existieren aktive Communities und Foren (z.B. das UiPath Forum, Stack Overflow für Scripting-Fragen, etc.), in denen Fragen gestellt werden können und von den Erfahrungen anderer gelernt werden kann. Zudem sind typische Einstiegsfragen und häufige Fehler oft bereits in solchen Foren beantwortet, sodass eine Lösung schnell gefunden werden kann.

Ihr nächster Schritt mit Mr. 01 Analytics

Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Lern- und Entwicklungsprozess. Genau wie Jedi-Ritter regelmäßig trainieren, um ihre Fähigkeiten auszubauen, profitieren IT-Professionals davon, sich beständig mit neuen Automatisierungstechnologien und -methoden vertraut zu machen. Doch es gibt keinen universellen Lehrplan für diesen Weg, denn jedes Unternehmen, jedes Team und jede Person startet an einem individuellen Punkt, mit unterschiedlichen Zielen und Voraussetzungen.

Bei Mr. 01 Analytics wissen wir aus Erfahrung, dass erfolgreiche Automatisierung immer maßgeschneidert sein muss. Während einige Unternehmen bereits mit komplexen KI- und RPA-Lösungen arbeiten, starten andere gerade erst mit den ersten Automatisierungsschritten. Egal, ob Sie Anomalien entdecken, Berichte automatisieren oder eine Self-Service-Plattform etablieren möchten: Unsere Stärke liegt darin, genau dort anzusetzen, wo Sie gerade stehen.

Mit individuellen Lernplänen, praxisnahem Coaching („Coaching on the Job“) und passgenauen Toolkits unterstützen wir Sie und Ihr Team dabei, die Macht der Automatisierung voll auszuschöpfen.

Interesse geweckt?

Kontaktformular ausfüllen und Ziele skizzieren. Wir melden uns mit einem Vorschlag.
Newsletter abonnieren, um monatliche Lernimpulse und Tool-Tipps zu erhalten.

Gemeinsam finden wir genau den Lern- und Automatisierungspfad, der optimal zu Ihnen, Ihren Aufgaben und Ihrem Unternehmen passt.

Möge die Macht der Automatisierung mit Ihnen sein!